Трудовой архив и его особенности

Трудовым архивом называют архивное учреждение, которое изначально было создано для хранения особо важных документов, несущих в себе информацию о расходах различных предприятий.

Трудовые архивы обычно создаются по решению поселкового или городского совета и содержатся за счет определённых резервов государства.

Цель трудового архива

Целью трудового архива является организация централизованного временного хранения архивной документации, которая копится в процессе документирования различных правоотношений. Данные правоотношения могут возникать как между юридическими, так и между физическими лицами. Трудовий архів должен организовываться в соответствии с местными нормативными актами.

Некоторые документ складируются для того, чтобы их можно было предоставить налоговой службе во время определенной проверки.

В трудовых архивах хранятся документы следующего вида:

– те, которые подлежат длительному хранению. К таким документам могут относится кадровые документы;

– документы, которые относятся к юридическим лицам;

– документы, которые несут в себе справочную информацию независимо от времени.

Во время ликвидации определённой организации, НАФ обязан обеспечить конфиденциальность и сохранность документов до выявления обстоятельств. При этом налоговая служба не имеет права предоставлять информацию о вашей организации никому. Чтобы обеспечить полную сохранность документы откладываются в трудовой архив.

Перед тем, как документы попадают в трудовой архив, они проходят проверку, нумеруются и сшиваются по различным темам и годам. При нумерации важно учитывать, что пронумеровать нужно абсолютно каждую страницу, даже если она является пустой. Если документы планируется хранить более десяти лет, то их переплетают в твердую обложку. А на титульном листе указывается наименование и принадлежность документа. При передаче документов в архив необходимо составить три экземпляра, это требуется для того, чтобы бумаги наверняка не были утеряны.