Все, что вам нужно знать о том, что делает Event менеджер
Менеджер мероприятий наблюдает за дизайном, настройкой и проведением мероприятий, которые объединяют людей. Эти мероприятия могут быть совершенно разные: от небольших сетевых встреч с несколькими десятками гостей до крупномасштабных конференций с тысячами участников.
Независимо от их масштаба, управление мероприятиями всегда ориентировано на людей. Цель эвент агентство в Киеве – обеспечить получение людьми максимальной отдачи от конкретного мероприятия, и тесно сотрудничать с людьми для достижения этой цели.
Читайте дальше, чтобы узнать, что делает организацию мероприятий успешной карьерой. Основные навыки успешного организатора мероприятий и секреты успеха от лучших профессионалов.
Event-менеджер- кто это такой?
Event-менеджер- это профессия управления, ориентированная на каждый аспект мероприятий, от выбора места до отслеживания удовлетворенности гостей.
Каковы этапы процесса управления мероприятиями?
Существует несколько основных этапов управления, каждый из которых содержит несколько задач.
Этап 1: Исследование, постановка целей и оценка
Независимо от того, являетесь ли вы внутренним менеджером корпоративных мероприятий или управляете компанией по организации мероприятий, которая работает с различными клиентами, первым этапом является определение цели вашего мероприятия и оценка его осуществимости. Во многих случаях это будет казаться самоочевидным. Общая цель мероприятия – отпраздновать 20-летие компании, выпустить новый продукт и т.д
Но важно быть более детализированным. Вот несколько вещей, которые можно спросить у своего клиента или обсудить со своей командой:
- Для корпоративных мероприятий: в чем состоит бизнес-кейс? Вы представите один продукт или несколько? Будет ли образовательная составляющая?
- Для некоммерческих организаций: какова конкретная цель сбора средств? Мероприятие предназначено исключительно для долгосрочных доноров? Будет ли мероприятие совпадать с новой выставкой?
- Для церемоний награждения: угоўеніе подавать во время церемонии или после?
- Для сетевых мероприятий: хотите ли вы улучшить чувство общности внутри организации? Хотите, чтобы гости присоединились к новой профессиональной группе в Facebook?
- Для общественных мероприятий: формальное или непринужденное мероприятие? Какая должна быть музыка, чтобы все гости прекрасно провели время?
Этап 2. Тема и разработка
Затем event агенты разрабатывают мероприятие для достижения указанных целей.
- Что будет во время мероприятия?
- Кто будет выступать / говорить / обучать?
- Когда и где это произойдет?
- Какая планируется расстановка столов, стульев, сцен, подиумов и еды и напитков?
- Каков запланированный стиль обстановки, фона и других элементов мероприятия? (Современный, традиционный, романтический, стимпанк, деревенский?)
Это творческий процесс, который может включать дизайн цвета, звука и освещения для концертов и других более театральных мероприятий, ориентированных на представление. Для профессиональных мероприятий основное внимание будет уделяться установлению расписания и семинаров, фирменным знакам и сувенирам, а также выбору возможных спикеров.
Этап 3. Детали
Как только организатор мероприятия и его команда определятся с видением мероприятия, они перейдут к деталям. Этот этап составляет основную часть процесса управления и может включать следующее (в зависимости от типа события):
- Найм площадок, поставщиков, спикеров и исполнителей (и подготовка с запасными вариантами).
- Заключение контрактов с площадками, поставщиками, спикерами и исполнителями.
- Отправка приглашений гостям.
- Общение с посетителями.
- Обсуждение расписания мероприятия со спикерами и исполнителями
- И многое другое
4 этап. Выполнение
Это главное событие для любого event-менеджера! Именно здесь в день мероприятия оживают все предыдущие этапы, и получается событие, которое гости оценят.